Tim Vroegop, 28 jaar en woonachtig in Sas van Gent, is mede-eigenaar van stichting Prodrive Cars & Events. Deze stichting organiseert auto-evenementen onder het motto ‘voor liefhebbers door liefhebbers’. Prodrive Cars & Events richt zich op het betaalbaar houden van evenementen met een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding. Omdat de organisatie geen winstoogmerk heeft, worden de opbrengsten geïnvesteerd in het verbeteren van de services.

Soorten evenementen

Prodrive Cars & Events organiseert diverse evenementen voor liefhebbers van sportieve auto’s. Dit varieert van rondritten tot Cars & Coffee en meetings. Het doel is het verzorgen van een volledige dagbeleving, inclusief een prachtige route, koffie, een verzorgde lunch, en soms een afsluitende borrel. Bovendien wordt elk evenement professioneel vastgelegd door een cameraman.

Van deelnemer tot organisator

Tim’s betrokkenheid begon als deelnemer aan een van de evenementen. Geïnspireerd door verbeterpunten sloot hij zich aan bij de organisatie, met als doel de professionaliteit te verhogen. Dit is met succes gelukt, en de evenementen blijven groeien in kwaliteit en beleving.

Bij de overstap naar online ticketverkoop ondervond Prodrive Cars & Events diverse administratieve uitdagingen. Als stichting moesten ze zich inschrijven bij de Kamer van Koophandel, een zakelijke rekening openen, en statuten opstellen. Hoewel dit tijdrovend was, heeft het geleid tot een stevige basis voor verdere groei.

Behoeften bij de Zoektocht naar een Ticketingsysteem

De zoektocht naar een ticketingsysteem begon met een duidelijke set aan vereisten. Prodrive Cars & Events had behoefte aan een gebruiksvriendelijk platform dat niet alleen de ticketverkoop kon stroomlijnen, maar ook aanvullende mogelijkheden bood om de beleving voor zowel de organisatie als de deelnemers te verbeteren. Het platform moest flexibel zijn om aan specifieke wensen te voldoen, zoals het verzamelen van unieke klantgegevens, zonder dat dit extra administratieve lasten met zich meebracht.

Daarnaast was betaalbaarheid een belangrijke factor. Als stichting met een beperkt budget was het cruciaal dat de kosten van het systeem in lijn lagen met de waarde die het zou bieden. Het systeem moest een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding hebben, vergelijkbaar met de filosofie die Prodrive Cars & Events hanteert voor hun eigen evenementen.

Support en toegankelijkheid waren eveneens essentieel. De organisatie wilde een partner die niet alleen een goed product bood, maar ook beschikbaar was voor vragen en ondersteuning. Een persoonlijke benadering, waarbij een team actief meedenkt en oplossingen biedt, stond hoog op de lijst.

Tot slot moest het ticketingsysteem schaalbaar zijn. Prodrive Cars & Events heeft ambitieuze toekomstplannen, waaronder het vergroten van het aantal deelnemers en het uitbreiden van hun evenementportfolio. Het gekozen platform moest meegroeien met deze ambities en in staat zijn om nieuwe functionaliteiten of integraties te ondersteunen wanneer dat nodig was.

De keuze voor Novotix kwam voort uit een combinatie van praktische overwegingen en aanbevelingen van een lokale contactpersoon. Het feit dat Novotix voor Prodrive Cars & Events een lokaal bedrijf is, bood de mogelijkheid om snel en gemakkelijk persoonlijk overleg te voeren. Dit was cruciaal voor Prodrive Cars & Events, vooral tijdens de doorontwikkeling van hun website. Novotix speelde hierop in door een op maat gemaakte aanpak te bieden die specifiek afgestemd was op de behoeften van de stichting. Het platform bleek perfect geschikt om niet alleen de ticketverkoop te stroomlijnen, maar ook om aanvullende klantinformatie te verzamelen.

Bovendien was de prijsstelling van Novotix aantrekkelijk in verhouding tot de geboden functionaliteiten. Voor een stichting als Prodrive Cars & Events, die altijd streeft naar een uitstekende prijs-kwaliteitverhouding, was dit een doorslaggevende factor. De combinatie van betaalbaarheid, flexibiliteit en persoonlijke betrokkenheid maakte Novotix tot de ideale partner voor de organisatie.

Implementatie & Onboarding

De implementatie van Novotix verliep opmerkelijk soepel. Het team van Novotix speelde een actieve rol bij het configureren van het platform en zorgde ervoor dat het volledig aansloot bij de wensen van Prodrive Cars & Events. Tijdens het onboardingproces werd er uitgebreid meegedacht over hoe het systeem optimaal ingezet kon worden. Dit ging verder dan alleen de technische installatie: Novotix gaf ook advies over hoe het platform kon bijdragen aan het verbeteren van de klantbeleving en het verhogen van de efficiëntie.

Daarnaast bood Novotix uitgebreide ondersteuning tijdens de eerste evenementen waarbij het platform werd gebruikt. Het team stond klaar om eventuele vragen te beantwoorden en snel in te grijpen waar nodig. Deze proactieve houding zorgde voor een vlekkeloze introductie van het systeem en gaf het team van Prodrive Cars & Events het vertrouwen om het platform volledig te omarmen.

Meest gebruikte functies

Een van de functies die door Prodrive Cars & Events het meest wordt gewaardeerd, is het gebruiksvriendelijke dashboard. Hiermee kan het team in één oogopslag zien hoeveel aanmeldingen er zijn voor een evenement en welke aanvullende informatie is ingevuld door de deelnemers. Deze realtime inzichten zijn niet alleen handig voor de planning, maar bieden ook waardevolle gegevens om toekomstige evenementen verder te verbeteren.

Een ander veelgebruikte functie is de mogelijkheid om aangepaste formulieren te maken. Dit stelt Prodrive Cars & Events in staat om specifieke informatie te verzamelen, zoals details over de auto’s van deelnemers, dieetwensen, en voorkeuren voor reclamestickers. Deze maatwerkopties maken het platform bijzonder flexibel en dragen bij aan een persoonlijke en professionele dienstverlening.

Dankzij Novotix kan Prodrive Cars & Events efficiënter werken. Dit resulteert in een gebruiksvriendelijke dienstverlening voor zowel de organisatie als de deelnemers. Door het gebruik van geavanceerde functies en maatwerkoplossingen zijn de processen beter georganiseerd, en heeft de organisatie meer tijd om zich te richten op het creëren van unieke belevingen voor hun klanten. Bovendien heeft de samenwerking met Novotix geholpen bij het versterken van het imago van Prodrive Cars & Events als een professionele en betrouwbare evenementenorganisatie.

Concrete verbeteringen

Novotix ontwikkelde op verzoek een module waarmee deelnemers aanvullende informatie kunnen invullen, zoals hun type auto, dieetwensen voor de lunch, en voorkeuren voor reclamestickers. Deze functionaliteit bespaart tijd en verhoogt de kwaliteit van de dienstverlening. Een toekomstige wens is de mogelijkheid om een foto toe te voegen aan de aanmelding. Deze personalisatie-optie zou het inschrijvingsproces nog verder verbeteren en bijdragen aan een meer persoonlijke klantenbenadering.

Uitgebreide flexibiliteit

Naast de standaardfunctionaliteiten biedt Novotix maatwerkoplossingen die perfect aansluiten op de specifieke behoeften van Prodrive Cars & Events. De mogelijkheid om deelnemersgegevens vooraf te verzamelen heeft niet alleen het planningsproces geoptimaliseerd, maar ook bijgedragen aan een meer persoonlijke ervaring voor de deelnemers. Dit toont de kracht van een flexibel systeem dat meegroeit met de organisatie.

Klantfeedback

Deelnemers hebben positief gereageerd op het platform. Het wordt als soepel en snel ervaren, wat bijdraagt aan een prettige klantbeleving. De mogelijkheid om via een duidelijke interface tickets te kopen en aanvullende informatie in te vullen, wordt bijzonder gewaardeerd. Deze feedback onderstreept de kwaliteit van de dienstverlening en versterkt het vertrouwen in zowel Prodrive Cars & Events als in Novotix.

Creativiteit en Innovatie

Hoewel Prodrive Cars & Events geen marketingcampagnes heeft uitgevoerd met Novotix, hebben ze succesvol een nieuwe module laten ontwikkelen. Dit toont de flexibiliteit en maatwerkopties van het platform. Denk hierbij aan het uitbreiden van de functionaliteit op verzoek van de klant, waarmee Novotix bewijst een partner te zijn die meedenkt met de groei en wensen van haar gebruikers.

De samenwerking met Novotix wordt als zeer positief ervaren. Het contact is laagdrempelig, mede dankzij een groepsapp waarin eenvoudig hulp wordt geboden. Dit draagt bij aan een uitstekende klantenservice. Door de korte lijnen kan Prodrive Cars & Events snel schakelen, wat cruciaal is bij het organiseren van evenementen.

Klantondersteuning

De klantenservice van Novotix wordt als uitstekend ervaren. Van het implementeren van nieuwe functionaliteiten tot het beantwoorden van vragen, het team staat altijd klaar om te ondersteunen. Dit zorgt voor een gevoel van vertrouwen en samenwerking. De proactieve houding van Novotix is een belangrijk onderdeel van hun succes: ze denken mee met de uitdagingen van de klant en bieden snelle oplossingen. Deze klantgerichte aanpak maakt Novotix tot een waardevolle partner voor iedere evenementenorganisatie.

Prodrive Cars & Events streeft naar groei in deelnemersaantallen en diversiteit in evenementen. Novotix kan hierin ondersteunen met hun flexibele platform en innovatieve oplossingen. Toekomstige uitbreidingen kunnen ook gericht zijn op het verder automatiseren van processen en het integreren van nieuwe tools om de klantbeleving te verrijken. Daarnaast wordt overwogen om intensievere samenwerkingen met partners aan te gaan, waarbij Novotix kan bijdragen door geavanceerde integraties te bieden.

Aanbeveling

Tim adviseert andere evenementenorganisaties om zeker met Novotix in gesprek te gaan. Het platform biedt een uitstekende balans tussen functionaliteit en ondersteuning. De mogelijkheid tot maatwerk maakt het geschikt voor organisaties met specifieke behoeften. Door de samenwerking met Novotix kunnen bedrijven efficiënter werken en zich richten op het bieden van uitzonderlijke ervaringen aan hun klanten.

Verbeterpunten

Enkele gewenste verbeteringen zijn de mogelijkheid om foto’s toe te voegen bij aanmeldingen en een gebruiksvriendelijker proces voor het aanpassen van bevestigingsmails. Door deze kleine aanpassingen kan het platform nog beter aansluiten bij de wensen van gebruikers. Het feit dat Novotix openstaat voor feedback en actief werkt aan verbeteringen benadrukt hun toewijding aan klanttevredenheid.

De samenwerking tussen Prodrive Cars & Events en Novotix illustreert hoe een gebruiksvriendelijk en flexibel platform kan bijdragen aan de professionalisering van evenementen. Door maatwerk en uitstekende ondersteuning biedt Novotix een sterke basis voor groei en succes. Met de nadruk op flexibiliteit, klantgerichtheid en innovatie bewijst Novotix een betrouwbare partner te zijn voor evenementenorganisaties die willen groeien en hun processen willen optimaliseren. Deze case study laat zien dat Novotix niet alleen een ticketingsysteem biedt, maar een complete oplossing voor evenementenbeheer die waarde toevoegt aan elke stap van het proces.